Vedeli ste, že dobre zvládnutý offboarding dokáže posilniť náborový proces, znížiť bezpečnostné riziká a zvýšiť šancu návratu odchádzajúcich zamestnancov? Okrem toho môže pozitívna skúsenosť zamestnanca s vašou firmou výrazne podporiť vašu značku zamestnávateľa a úprimná spätná väzba zas prispieť k zlepšovaniu interných procesov.

Príchod nového zamestnanca, rovnako ako jeho odchod, ovplyvňuje fungovanie tímu aj celej spoločnosti. Zatiaľ čo mnohé firmy venujú veľkú pozornosť onboardingu – teda privítaniu nového zamestnanca a jeho začleneniu do tímu – odchod zamestnanca často zostáva v úzadí. A to je chyba.

ONBOARDING je dôležitý, no nepodceňujte ani OFFBOARDING

ONBOARDING môže byť zábavný – s darčekovými balíčkami a uvítacími podujatiami – no zároveň zahŕňa praktické školenia, checklist úloh a pridelenie firemných elektronických zariadení. Jeho cieľom je pomôcť novému zamestnancovi sa čo najrýchlejšie adaptovať v tíme aj vo firme. Tipy, ako onboarding viesť efektívne, nájdete tu.

OFFBOARDING tieto procesy obracia opačným smerom a uzatvára celý životný cyklus zamestnanca vo firme. Mal by zahŕňať podobné prvky ako onboarding – napríklad vrátenie firemných zariadení či úzku spoluprácu s HR a IT tímami. Zároveň ide o poslednú príležitosť firmy zanechať u zamestnanca silný a trvalo pozitívny dojem.

Ako viesť proces offboardingu ?

Premyslený, jasný, podporujúci a ideálne automatizovaný. Presne taký by mal byť proces offboardingu, ktorý je spoločnou zodpovednosťou manažéra a HR tímu, v úzkej spolupráci s IT oddelením. Mal by zahŕňať výstupný pohovor s odchádzajúcim zamestnancom, offboardingový checklist, HR stretnutie k benefitom a mzdám, ako aj odovzdanie firemných zariadení. Zhrnuli sme pre vás praktické tipy, ako viesť offboardingový proces efektívne a na čo by ste určite nemali zabudnúť. Tu sú:

1.  Zachyťte interné know-how

Pred odchodom si spolu so zamestnancom detailne prejdite jeho pracovné úlohy a zodpovednosti. Uistite sa, že všetky dôležité informácie sú zdokumentované a správne odovzdané, vrátane:

• prenosu vlastníctva digitálnych dokumentov
• zaznamenania pravidelných (napr. týždenných) úloh
• určenia spolupracovníkov na projektoch
• spísania doteraz nezdokumentovaných procesov či interných návodov

2. Majte pod kontrolou administratívu

Rovnako ako pri nástupe, aj pri odchode zamestnanca je potrebné vybaviť množstvo administratívnych úkonov. Overte si s HR a právnym oddelením, či má zamestnanec všetky potrebné informácie. HR tím ho prevedie poslednými krokmi, ktoré môžu zahŕňať:

• informovanie IT oddelenia o poslednom pracovnom dni a úprave prístupov
• upozornenie mzdového oddelenia na spracovanie poslednej výplaty
• konzultáciu benefitov s HR
• podpis všetkých potrebných dokumentov
• vrátenie firemného majetku
• naplánovanie výstupného pohovoru

3. Spolupracujte na internom oznámení

Pripravte spolu s odchádzajúcim zamestnancom oznámenie o jeho odchode z firmy. Dajte mu priestor oznámiť túto zmenu kolegom spôsobom, ktorý mu je prirodzený a komfortný, namiesto toho, aby ste to komunikovali výlučne vy.

4. Zorganizujte výstupný pohovor

Výstupný pohovor, ktorý zvyčajne vedie HR oddelenie, poskytuje cennú spätnú väzbu o fungovaní tímu, manažérskom štýle aj celej organizácii. Keďže zamestnanec firmu opúšťa, jeho spätná väzba býva otvorenejšia a úprimnejšia. Ide o jednu z mála príležitostí, ako získať podnety na zlepšenie procesov a celkovej zamestnaneckej skúsenosti.

5. Vytvorte dočasný plán

Ak nemáte za odchádzajúceho zamestnanca okamžitú náhradu, pripravte dočasný pracovný plán, aby nedošlo k výpadkom v práci. Odchádzajúci zamestnanec zdokumentuje svoje každodenné úlohy a po ich vyhodnotení môžete niektoré úlohy odložiť, delegovať alebo úplne zrušiť. Nevyhnutné činnosti dočasne priraďte ostatným členom tímu.

6. Najmite náhradného zamestnanca

Ak máte dostatok času, ideálne je prijať nového zamestnanca ešte pred odchodom pôvodného – umožní to efektívny prenos znalostí a plynulé zaškolenie. Ak nemáte čas, využite dočasný plán a začnite s náborom nového zamestnanca čo najskôr.

Prečo zlepšiť offboardingový proces?

Ak offboarding zvládnete, odchádzajúci zamestnanec odíde s úsmevom na tvári a možno Vašu firmu odporučí aj známym. Ak to pokazíte, odíde s horkou príchuťou a pravdepodobne Vám zanechá negatívnu recenziu. Výskumy ukazujú, že uchádzači o zamestnanie si recenzie o firme čítajú a na základe nich sa aj rozhodujú. Aj keď sa pár negatívnych recenzií nemusí zdať ako veľký problém, môžu mať výrazný vplyv na vaše náborové úsilie.

Dôležitou súčasťou offboardingu je zabezpečiť, aby odchádzajúci zamestnanci už nemali prístup k digitálnej infraštruktúre organizácie. A práve v tejto oblasti robí veľa firiem chyby! Podľa výskumu spoločnosti OneLogin si 48 % zamestnávateľov uvedomuje, že bývalí zamestnanci majú stále prístup k firemným dátam. Ešte znepokojujúcejšie je, že 20 % firiem priznalo, že zaznamenali únik dát spôsobený bývalými zamestnancami.

Opätovné prijatie bývalého zamestnanca môže firme výrazne znížiť náklady na nábor a zároveň skrátiť adaptačný proces, keďže už pozná interné prostredie aj firemnú kultúru. Je prirodzené, že zamestnanec sa vráti len do organizácie, v ktorej sa cítil dobre – a práve kvalitný offboardingový proces môže tento návrat výrazne podporiť.

Majka

Naša spoločnosť ponúka personálne služby firmám, viac na www.pjservis.sk

a prácu či brigádu uchádzačom, viac na www.junglee.sk.