Ako sa zbaviť mikromanažmentu? 6 otázok, ktoré by si mal položiť každý líder

Ak máte pocit, že musíte kontrolovať každý e-mail, schvaľovať každé rozhodnutie a riešiť aj ten najmenší problém, pravdepodobne ste sa stali mikromanažérom. Je možné, že svojich ľudí mikromanažujete a rast firmy zbytočne spomaľujete, hoci si to neuvedomujete. Ak si nie ste istí, či sa to týka aj vás, prečítajte si náš predchádzajúci článok.

Nadmerná kontrola vás vyčerpáva, no nedokážete prestať. Mikromanažovanie je zlozvyk, ktorého sa dá zbaviť, no najskôr musíte pochopiť, prečo vzniká. Existujú situácie, v ktorých najčastejšie zasahujete? Týka sa to určitých ľudí? Čo by muselo byť inak, aby ste odolali potrebe všetko kontrolovať? Tu je 6 otázok a riešení, ktoré vám pomôžu zbaviť sa mikromanažovania.

1. Sú vaše zadania a očakávania jasné a zrozumiteľné?

Ako môžu vaši zamestnanci podávať dobrý výkon, ak nerozumejú tomu, čo od nich očakávate? Ak nie ste spokojní s ich výkonom alebo výsledkami, zamyslite sa, či sú oni spokojní s vašimi zadaniami. Majú jasné, zrozumiteľné a aktuálne pokyny, ktoré odrážajú vaše očakávania? Rozumejú im?

Vedia, čo majú robiť, akým spôsobom, aká je ich zodpovednosť a dokedy musí byť úloha splnená? Majú všetky informácie, ktoré potrebujú na úspešné dokončenie práce? Sú dostatočne zaškolení?

V mnohých prípadoch je práve nejasnosť hlavnou príčinou neefektívnych rozhodnutí a nesprávnych krokov. Ak chcete predísť zmätkom, neustálym otázkam a potrebe kontroly, vyjasnite si hneď na začiatku svoje požiadavky.

2. Kontrolujete výsledok alebo proces? 

Akceptujete, že každý má svoj vlastný štýl práce a že ten váš nemusí byť jediný správny? Alebo sa snažíte presadzovať svoj postup za každú cenu? Namiesto kontroly každého kroku sa zamerajte na výsledok.

Jasne definujte rozsah úloh, kompetencie a očakávané výstupy, ale nechajte svojim zamestnancom priestor premýšľať, rozhodovať sa a nájsť si vlastný spôsob práce. To, že niekto pracuje inak ako vy, ešte neznamená, že pracuje zle.

3. Dôverujete svojmu tímu?

Kontrolujete svoj tím preto, že máte dôkazy o jeho nespoľahlivosti, alebo preto, že sa bojíte stratiť kontrolu? Ak máte potrebu kontrolovať každý krok, schvaľovať každé rozhodnutie alebo neustále zisťovať, na čom zamestnanci pracujú, zamyslite sa, či za tým nie je práve obava z toho, že úlohu nezvládnu.

Dôvera neznamená slepo veriť, že všetko dopadne dobre. Znamená vytvoriť prostredie, v ktorom majú ľudia jasné očakávania, potrebné informácie a primeranú mieru zodpovednosti.

Nový projekt, nový zamestnanec alebo veľká zodpovednosť? Existujú situácie, keď je v poriadku zamestnanca intenzívnejšie kontrolovať. Ani v tomto prípade by ste však nemali preberať prácu, ale poskytovať väčšiu podporu, usmernenia a viac spätnej väzby.

4. Máte nastavený systém alebo sa spoliehate na kontrolu?

Otravujú vás neustále otázky zamestnancov? Máte pocit, že sú nesamostatní a príliš často potrebujú vaše usmernenie? Ak zamestnanci nevedia, ako majú postupovať, prirodzene sa obracajú na manažéra s otázkami. Ak sa vo vašom tíme opakovane objavujú rovnaké otázky alebo problémy, zamyslite sa, či je problém naozaj v ľuďoch. Možno chýba systém.

Vytvorte jednoduché postupy, návody, checklisty alebo šablóny pre najčastejšie úlohy. Čím jasnejšie sú pravidlá, tým menej bude nejasností.

5. Kontrolujete priebežne alebo neustále?

Mnohí manažéri kontrolujú zamestnancov niekoľkokrát denne, pretože sa obávajú, že sa niečo pokazí. Ak však zamestnancom neustále dýchate za chrbtom, budú pravdepodobne viac vystresovaní, frustrovaní a menej samostatní.

Namiesto neustáleho dohľadu si nastavte pravidelné stretnutia alebo kontroly po dokončení konkrétnej fázy projektu. Dáte tak zamestnancom dostatok priestoru na samostatnú prácu a zároveň získate prehľad o tom, ako sa úlohy vyvíjajú.

6. Ste odpoveďou na každú otázku?

Ak za vami zamestnanci chodia s každým problémom, je prirodzené, že chcete pomôcť. Ak však vždy ponúknete okamžité riešenie, zamestnanci sa naučia, že nemusia hľadať vlastné odpovede, pretože ich vždy dostanú od vás. Tým oslabíte ich schopnosť samostatne rozhodovať a preberať zodpovednosť.

Nabudúce, keď za vami niekto príde s problémom, skúste namiesto odpovede položiť otázku:

·       Aké riešenie by ste navrhli vy?

·       Aké možnosti ste už zvážili?

·       Čo by ste urobili, keby som tu nebol?

·       Čo by ste odporučili kolegovi na vašom mieste?

Mikromanažment zvyčajne nevzniká zo zlého úmyslu. Práve naopak. Väčšinou je výsledkom snahy predchádzať chybám, udržať si kontrolu alebo zabezpečiť kvalitné výsledky.

Paradoxne však spôsobuje presný opak. Čím viac kontrolujete, tým menej samostatnosti a zodpovednosti dávate svojmu tímu. A čím menej samostatný je tím, tým viac práce a stresu zostáva na vašich pleciach.

Dobrý líder nie je ten, bez ktorého firma nedokáže fungovať. Dobrý líder je ten, ktorý vybuduje tím schopný fungovať samostatne. Ak sa chcete zbaviť mikromanažmentu, nezačínajte väčšou kontrolou. Začnite väčšou jasnosťou, dôverou a lepšie nastavenými procesmi.

Majka

Naša spoločnosť ponúka personálne služby firmám, viac na www.pjservis.sk

a prácu či brigádu uchádzačom, viac na www.junglee.sk.